Private E-Mails am Areitsplatz – Wie können sich Arbeitgeber absichern?

7. Juli 2021 | von Eva Stüwe
IT und Technologie

Einerseits sehen die Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO / GDPR) vor, die Nutzung privater E-Mails oder E-Mail-Accounts am Firmengerät zu unterbinden. Andererseits möchten Arbeitgeber qualifiziertes Personal rekrutieren und mit Benefits wie “Home-Office”, “Sport-und Ernährungscoaching” oder “flexible Arbeitszeitmodelle” punkten. Unter diesem Gesichtspunkt erscheint es als wenig attraktiv, das private Surfen gänzlich zu verbieten.

Wann ist der private Einsatz von E-Mail am Arbeitsplatz erlaubt?

Rechtliche Fallstricke – Was ist zu beachten?

Das Archivierungsgesetz zur rechtssicheren Aufbewahrung von E-Mails sieht vor, dass geschäftsbezogene E-Mails langfristig (mindestens sechs Jahre) aufbewahrt werden müssen. Grundsätzlich nachvollziehbar. Betrachten wir jedoch die Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes der personenbezogenen Daten können Arbeitgeber in einen Konflikt bzgl. dieser Vorschriften kommen.

Deutlich wird einer solcher Konflikt, wenn Sie sich folgendes Szenario vorstellen:

Einer Ihrer Mitarbeiter plant ein Escape-Room-Event und schickt E-Mails mit Anbietern und Terminvorschlägen von seinem Firmenaccount an den Freundeskreis. Diese E-Mails sowie alle Antworten darauf werden wie die Geschäftsmails automatisch archiviert. Sie als Arbeitgeber stecken nun in einer echten Bredullje. Denn mit der Archivierung privater E-Mails verstoßen Sie gegen die Vorgaben der DSGVO und haben Bußgelder oder sogar strafrechtliche Konsequenzen zu befürchten.



Wie also damit umgehen? Unsere Handlungs-empfehlungen für Arbeitgeber:

  • Schaffen Sie Klarheit: In jedem Fall sollten Arbeitgeber Regeln für die Nutzung privater E-Mails am Arbeitsplatz mit einer klar formulierten Betriebsvereinbarung festhalten.
  • Privates Mailen gänzlich untersagen
    Angesichts der Archivierungspflichten und den DSGVO-Vorgaben sparen Sie sich jeglichen Untersagen Sie die private Nutzung von E-Mails am Arbeitsplatz. So gehen Sie auf Nummer Sicher und agieren präventiv, um nicht in einen Interessenskonflikt aus Archivierungspflichten und DSGVO-Vorgaben zu geraten.
  • Technische Grenzen setzen: Schöpfen Sie bei einem Verbot der Nutzung privater Mail-Accounts die technischen Möglichkeiten aus, um Internetseiten von bekannten Mailanbietern zu sperren oder Downloads von zip- und exe-Dateien zu blockieren.
  • Eingeschränkte Mischnutzung und Zusatzvereinbarungen: Sollten Sie sich für eine private E-Mail-Nutzung des Firmenaccounts oder am Business-Gerät aussprechen, definieren Sie eine “Wenn-Dann-Regel” in der Betriebsvereinbarung. Zum Beispiel: Verpflichten Sie Ihre Mitarbeiter dazu, private E-Mails zu kennzeichnen, etwa im Betreff oder durch die Ablage in einem spezifischen Ordner im Mail-Postfach..


Fazit

Unabhängig davon für welche Möglichkeit Sie sich entscheiden, sollten Sie sich in jedem Fall Gedanken machen, wie Sie mit dem Thema umgehen möchten und die E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz mit einer klar formulierten Betriebsvereinbarung für ihre Mitarbeiter*innen regeln. In einer solchen Vereinbarung können Sie genau festlegen, ob und wie die private Nutzung erlaubt ist oder eben nicht.

Sie haben Fragen zur Nutzung privater E-Mail-Accounts oder benötigen eine Empfehlung wie sie das Thema in Ihrem Unternehmen lösen können?

Unser IT-Experten beraten Sie gerne zu diesem Thema.

Weitere nützliche Links zum Thema private E-Mail Nutzung am Arbeitsplatz

kolbcom.de/dsgvo-private-e-mail-nutzung-arbeitsplatz/

lfd.niedersachsen.de/startseite/themen/beschaftigtendatenschutz/arbeitnehmer/internet_e_mail/internet-und-e-mail-am-arbeitsplatz-146073.html

https://www.datenschutz.org/internetnutzung-arbeitsplatz/

Top