Kanban für compositiv: Mehr Transparenz und Struktur im Arbeitsalltag

Abläufe verbessern, Bearbeitungszeiten verringern und Kommunikation fördern

Seit einigen Wochen hängt in den Büro-Räumen unseres Unternehmens ein großes White-Board an der Wand, auf dem sich viele verschiedene Post-Its befinden. Was auf den ersten Blick nach einem bunten Mix an Aufgaben und To-Dos aussieht, ist in Wirklichkeit eine Methode, um mehr Struktur und Transparenz in den IT-Projektabläufen zu erzielen.

Marie Kristin, die neben ihrer Funktion des SPOC jetzt auch unsere Service-Managerin für Kanban ist, erklärt was die Vorteile dieser agilen Methode sind und welche Erfolge compositiv bislang erzielen konnte.

E: “Was genau ist Kanban und welche Vorteile bietet diese Methode?”
T: “Bei Kanban nutzt ein Team ein gemeinsames Board, auf dem alle Aufgaben  und Tickets sichtbar gemacht werden. Das Board wird in mehrere Spalten unterteilt und Anforderungen mit dem gleichen Status den jeweiligen Spalten-Namen zugeordnet. Die Bearbeitung findet dann von links nach rechts statt, so dass ein bestimmter Workflow für die Umsetzung eingehalten wird. Die Methode ist wirklich gut, da wir dadurch kürzere Durchlaufzeiten einhalten können, die Transparenz über den Status erhöht wird und dadurch auch kritische Support-Tickets schneller erkannt werden. All das führt dazu, dass wir letztendlich auch gegenüber unseren Kunden aussagefähiger werden.”

E: “Welche Aufgaben übernimmst du als Service-Managerin?”
T: “Meine Rolle beinhaltet das Aktualisieren und Visualisieren der Support-Tickets. Das heißt, dass ich den Projektstatus kontrolliere und die Tickets entsprechend ihrer Eskalationsstufe den jeweiligen Spalten zuordne. Zusätzlich kümmere ich mich darum, dass einmal täglich regelmäßige Team-Meetings stattfinden, um Probleme zu kommunzieren und eine entsprechende Lösung zu finden.”

E: “Gibt es schon erste Erfolge?”
T: “Wir nutzen Kanban erst seit wenigen Wochen, doch was sich bisher abzeichnet ist, dass die Bearbeitungsdauer einzelner Aufgaben sich deutlich verringert hat. Ein weiterer positiver Effekt ist, dass wir gegenüber unseren Kunden schneller und besser eine Aussage treffen können.
Wenn es uns weiter gut gelingt mit Kanban zu arbeiten, bin ich davon überzeugt, dass es uns die Arbeit auch in Zukunft erleichtert, unsere ITler mehr Puffer-Zeiten zwischen den einzelnen Terminen haben und wir unsere Kommunikation mit dem Kunden weiter professionalisieren.”

Fazit

Um sagen zu können, ob die Kanban-Methode langfristig zu uns als Unternehmen passt, wird sich zeigen. Wir werden Kanban daher über einen längeren Zeitraum anwenden und ausprobieren, um dann eine Aussage treffen zu können.
Auch wenn wir aktuell noch am Anfang stehen, lässt sich schon jetzt ein erster positiver Entwicklungstrend verzeichnen und kleinere Erfolgserlebnisse verbuchen. Wir sind also optmisistisch und glauben, dass wir mit der Methode noch viele Verbesserungen in Sachen Qualität, Kundenkommunikation und Wissensverteilung erzielen werden.