Ortsunabhängig und zentral: Wie ein DMS bei der Datenverwaltung hilft

2. Juli 2020 | von Eva Stüwe
Blog

Insbesondere in Zeiten verstärkter Heimarbeit benötigen Beschäftigte digitalen, vollständigen Zugriff auf alle relevanten Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen oder Verträge. Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lässt sich genau das problemlos realisieren.

Henning arbeitet viel von zuhause und sieht in der elektronischen Verwaltung von Dokuemnten echte Mehrwerte

Seit der Einführung von docuvita gelingt es uns zunehmend, Verwaltungsprozesse und Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Es erleichtert uns die alltägliche Arbeit an vielen Stellen, schafft Transparenz und trägt dazu bei die Betriebskosten weiter zu reduzieren

Henning Schotte, Team-Leiter Buchhaltung

Dokumentenmanagementsystem – Was es ist und was es kann

Ein DMS (Dokumenten Management System ist nach der Definition des Gabler Wirtschaftslexikons ein ” Softwarepaket für das Dokumentenmanagement”. Zu den Funktionen, so Gabler, gehören beispielsweise die Realisierung eines gleichzeitigen Zugriffs mehrerer Benutzer auf ein Dokument, die Verwaltung und Prüfung von Zugriffsberechtigungen der verschiedenen Benutzer auf bestimmte Dokumente und eine automatische Verteilung von Dokumenten.



Vorteile eines DMS auf einen Blick

  • Datenschutzkonforme Aufbewahrung und revisionssichere Aufbewahrung
    Sensible Daten wie zum Beispiel Personaldokumente werden digital archiviert und sind dadurch mithilfe der Berechtigungsverwaltung vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
  • Effiziente Zusammenarbeit und Entlastung der Mitarbeiter
    Dadurch dass ein DMS alle Dokumente aus verschiedenen Abteilungen bündelt, erleichtert es das Zusammenspiel mit externen Dienstleistern wie Beispiel einem Steuerberater.
  • Einfache, automatisierte Datenpflege
    Ein DMS lässt sich sehr einfach mit einem datenführenden Warenwirtschafts-, ERP- oder CRM-System. Die Änderungen der Stammdaten in dem führenden System werden automatisch übernommen.   


Fragen Sie uns

Gerne informieren wir Sie darüber, welche Anforderungen ein DMS erfüllen sollte und was bei der Einführung zu beachten ist. Sprechen Sie uns an! Unser Team berät Sie gerne.


Weitere Informationen können Sie hier aufrufen

https://www.docuvita.de/dokumentenmanagement/
https://www.storage-insider.de/der-weg-zum-digitalen-archiv-a-885139/

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