Alles elektronisch und im Rahmen der gesetzlichen Richtlinien

Rechnungen, Verträge und Briefe in Papierform. Das alles gehört bei compositiv der Vergangenheit an. Bereits vor einigen Monaten haben wir uns für ein papierloses Büro entschieden und so wird ein Großteil unserer Dokumente bereits digital verarbeitet und archiviert. Dieses Verfahren vereint dabei mehrere Vorteile:

• Geringerer Resourcenverbrauch und Schonung der Umwelt
• Kosteneinsparung, da keine Kosten für die Lagerung von Papier anfallen
• Die rechtlichen Rahmenbedingungen werden berücksichtigt und die Dokumente sind revisionssicher
• Weniger Arbeitsaufwand, da über die Software die Dokumente schneller erfasst und verarbeitet werden

Eine fast beleglose Buchhaltung

Ein Beispiel wie unser IT-Systemhaus digitale Inhalte verarbeitet ist unsere interne Buchhaltung. Kommt beispielsweise eine Rechnung eines Lieferanten per E-Mail, wird deren Anhang – also die E-Rechnung, in einem bestimmten Programm abgelegt, in dem alle Eingangsrechnungen gesammelt werden.  Im Anschluss wird die Eingangrechnung von der Buchhaltung in unsere ERP-Software eingebucht, um so das PDF über die Rechnungsnummer eindeutig zuzuordnen. Mit nur zwei Klicks wird sie in ein Dokumentenmanagement-System (DMS) archiviert und dort automatisch dem jeweiligen Lieferanten zugeordnet.

Henning, der bei compositiv in der Buchhaltung arbeitet, ist von dem papierlosen Büro überzeugt:
“Die Einführung eines DMS hat sich sofort gelohnt. Dadurch, dass wir Rechnungen oder Verträge wesentlich schneller finden, gewinnen wir Zeit und das wiederum wirkt sich positiv auf den Kundenservice aus.”

Und wie kann man Papier digitalisieren?
Erreicht uns eine Eingangsrechnung nun doch auf dem Postweg, wird nach dem Einbuchen der Rechnung ein Barcode ausgedruckt und das Dokument in Papierform mit einem Barcodescanner eingescannt.  Demnach landet die Rechnung ebenfalls als PDF voll automatisiert an der richtigen Stelle in unserem DMS.

Beschleunigte Geschäftsprozesse durch die digitale Signatur

Auch bei Verträgen oder Vereinbarungen macht sich ein papierloses Büro bemerkbar. Statt Verträge in mehrfacher Ausführung auszudrucken, mit der Post zu verschicken und auf eine unterschriebene Rücksendung zu warten, ermöglichen elektronische Signaturen ihren Anwendern eine weitaus schnellere Abwicklung. Mit e-sign Live haben wir eine rechtsverbindliche Lösung, um Vereinbarungen oder Verträge schnell und sicher unterschreiben zu lassen.

Wie steht es um rechtliche Vorgaben?
Seit dem 1. Juli 2016 wurden die Voraussetzung für eine entsprechende Verordnung geschaffen. Die sog. elDAS-Verordnung (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste) regelt, dass die elektronische Signatur für rechtsgültige Verträge und Dokumente anwendbar ist und in allen EU-Ländern als Beweis für rechtliche Verfahren zugelassen ist.

Fazit:

Die Investition in eine automatisierte Rechnungs- und Vertragsverarbeitung umzusteigen hat sich für uns schon nach wenigen Monaten gerechnet. Wir profitieren von einem enormen Zeitgewinn, tragen dem Umweltschutz Rechnung und können unseren Kunden einen noch besseren und schnelleren Service anbieten.

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