Warum ist es sinnvoll zu archivieren?

Obwohl das Versenden von E-Mails eine der beliebtesten Kommunikationsplattformen für Unternehmen ist und der meistgenutzte Dienst im Internet, haben sich bislang nur relativ wenige Unternehmen entsprechend organisiert und abgesichert. Der Verlust von Daten kann jedoch geschäftskritische Folgen mit sich ziehen und dem Unternehmen teuer zu stehen kommen.

Seit Januar 2017 gravierende Folgen für Unternehmen

Bereits seit dem Jahr 2008 besteht für Unternehmen die Pflicht zur Archivierung von E-Mails. Seit dem 01. Januar 2017 haben sich die Vorschriften zur rechtssicheren Archivierung nochmals verschärft und es gelten die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) ohne Ausnahme. Wer sich also nicht an einer konsequenten Umsetzung der neuen GoBD-Richtlinie hält, muss mit einer Strafe durch den Gesetzgeber rechnen.

E-Mails gesetzeskonform archivieren

Was bedeutet das konkret? Jedes Unternehmen, das Geschäfte auf dem digitalen Weg vorbereitet, abwickelt und abschließt, unabhängig von der Unternehmensgröße und Branche, muss die Pflicht zur Archivierung gemäß den GoBD-Vorschriften für elektronische Dokumente einhalten. Grundsätzlich müssen alle E-Mails inklusive ihrer E-Mail-Anhänge zu jedem Zeipunkt verfügbar, vollständig und manipulationsgeschützt auswertbar vorliegen. Zusätzlich müssen die Daten maschinell auswertbar sein.

Was ist zu tun?

Eine rechtssichere Archivierungslösung ist unverzichtbar und betriftt heute fast jedes Unternehmen. Um dies zu realisieren, gibt es zeritifzierete Software-Lösungen wie zum Beispiel MailStore Server. Jede eingehende und ausgehende E-Mail wird von MailStore vor der Zustellung an den Empfänger archiviert. So stellt MailStore Server die Unveränderbarkeit, Sicherheit und Verfügbarkeit der Datenmengen über viele Jahre hinweg sicher.

Lassen Sie sich von uns zu diesem Thema beraten

Sie haben Fragen zur neuen gesetzlichen Regelung der GoBD oder möchten sich zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung für Ihr Unternehmen informieren? Wir haben weitreichende Erfahrungen rund um das Thema und helfen gerne weiter! Rufen Sie uns direkt an 040 – 609 4349 0 oder nutzen Sie unsere Kontaktaufnahme